Stichting Molenaarspensioenfonds (het pensioenfonds) is een zogeheten ‘verwerkingsverantwoordelijke’ in de zin van Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit houdt in dat het pensioenfonds beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke manier. Het pensioenfonds is er verantwoordelijk voor dat uw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG op behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt. Hoe dit gebeurt, leggen wij hierna aan u uit.
Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
- alle deelnemers (en andere aanspraak- en uitkeringsgerechtigden) van het pensioenfonds;
- alle bezoekers van onze website;
- iedereen die contact met ons opneemt.
Van wie en hoe ontvangen wij persoonsgegevens?
- van u, bijvoorbeeld wanneer u een e-mail stuurt, belt, een contactformulier invult of onze website bezoekt;
- van uw werkgever, bijvoorbeeld uw salarisgegevens en uw parttimepercentage. Wij ontvangen alle (persoons)gegevens die noodzakelijk zijn voor de goede uitvoering en administratie van uw pensioen. Uw (persoons)gegevens worden via een beveiligde verbinding in een afgeschermde omgeving geleverd;
- van (semi-)overheidsinstanties, bijvoorbeeld uw gemeente voor uw actuele adresgegevens, van UWV wanneer u (gedeeltelijk) arbeidsongeschikt bent.
Welke gegevens verwerken wij?
Wij verwerken de gegevens die noodzakelijk zijn om de pensioenregeling uit te voeren. Dit zijn onder andere:
- NAW-gegevens;
- uw geslacht en geboortedatum;
- gegevens met betrekking tot uw dienstverband (salaris, parttimepercentage);
- gegevens over uw burgerlijke staat;
- gegevens over arbeidsongeschiktheid;
- informatie over uw pensioen (hoeveel pensioen u heeft opgebouwd);
- gegevens die u achterlaat als u onze website bezoekt. Het kan zijn dan wij ook cookies bewaren.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken van alle deelnemers in het pensioenfonds in elk geval deze persoonsgegevens:
- naam;
- adres- en woonplaatsgegevens;
- geboortedatum;
- geslacht;
- burgerlijke staat (bij een huwelijk of een geregistreerd partnerschap verwerken wij ook de gegevens van de partner);
- gegevens over uw eventuele kinderen;
- financiële gegevens, zoals salarisgegevens en opgebouwd en/of uit te keren pensioen
- uw bankrekeningnummer;
- burgerservicenummer (BSN).
Wanneer bij ons bekend, c.q. wanneer van toepassing, verwerken wij ook:
- gegevens over uw (voormalige) dienstverband(en);
- indicatie gemoedsbezwaarde;
- biometrische gegevens, als u een kopie van uw identiteitsbewijs heeft verstrekt;
- gegevens van de partner wanneer u samenwoont en u uw partner hebt aangemeld zoals bepaald in het pensioenreglement;
- gegevens over arbeidsongeschiktheid, zoals uw arbeidsongeschiktheidspercentage;
- uw telefoonnummer;
- uw e-mailadres;
- uw toestemming wanneer u nieuwsbrieven wenst te ontvangen;
- gegevens die u achterlaat bij uw bezoek aan onze website, zoals uw IP-adres of, afhankelijk van uw cookie-instellingen, geanonimiseerde, statistische gegevens over de informatie op onze website die door bezoekers wordt opgevraagd.
Waarvoor en op basis waarvan verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken uw persoonsgegevens om uw pensioen zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren en administreren. Om persoonsgegevens te mogen verwerken moet er een grondslag zijn. Voor de verwerking van uw persoonsgegevens zijn dit de volgende grondslagen:
1. Wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld verplichtingen die voortvloeien uit:
- de Wet verplichte deelneming in een Bedrijfstakpensioenfonds 2000;
- de Pensioenwet;
- de Wet verevening pensioenrechten bij scheiding.
2. Uitvoering van een regeling, bijvoorbeeld verplichtingen die voortvloeien uit:
- de pensioenovereenkomst (de overeenkomst tussen u en uw werkgever);
- het uitvoeringsreglement (het reglement dat bijvoorbeeld van toepassing is tussen uw werkgever en het pensioenfonds);
- het pensioenreglement (het reglement dat van toepassing is tussen u en het pensioenfonds).
3. Daarnaast kunnen uw persoonsgegevens incidenteel verwerkt worden op grond van:
- uw toestemming;
- een gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering voor de dagelijkse bedrijfsvoering of dagelijks beheer van het pensioenfonds);
- het uitvoeren/nakomen van (contractuele) verplichtingen/afspraken
Aan wie verstrekken wij persoonsgegevens?
Als dat noodzakelijk is, worden uw persoonsgegevens aan verschillende ontvangers verstrekt. Aan wie welke persoonsgegevens worden verstrekt hangt af van de situatie. Het kan gaan om:
- interne verstrekkingen aan medewerkers van het pensioenfonds en aan medewerkers van zijn administrateur, en verstrekkingen tussen het pensioenfonds en zijn administrateur;
- toezichthouders zoals De Nederlandsche Bank (DNB), Autoriteit Financiële Markten (AFM) en Autoriteit Persoonsgegevens (AP);
- belastingdienst;
- andere (semi-)overheidsinstanties zoals CBS en UWV;
- derden die wij inschakelen om uw pensioen zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren en administreren, zoals bijvoorbeeld een door ons ingeschakeld IT-bedrijf.
Derden mogen uw persoonsgegevens alleen in onze opdracht gebruiken, op basis van onze instructies. Zij mogen uw persoonsgegevens niet zelfstandig gebruiken. Wij hebben met deze derden overeenkomsten gesloten om dit te kunnen garanderen.
De beveiliging van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens moeten goed beveiligd zijn. Dat vinden wij, pensioenfonds én administrateur, erg belangrijk. Slechts bevoegde personen hebben toegang tot uw gegevens, op basis van een persoonlijke login en paswoord en overige passende technische en organisatorische maatregelen, mede om verlies en ongeoorloofde toegang tot uw persoonsgegevens tegen te gaan.
Daarenboven is raadpleging van persoonsgegevens door de bevoegde personen slechts toegestaan voor zover relevant in het kader van hun specifieke opdracht en het beoogde doelen. Denk bijvoorbeeld ook aan maatregelen tegen (cyber)criminaliteit, vernietiging, verlies of een andere onrechtmatige verwerking. De getroffen maatregelen voldoen minimaal aan de algemene eisen die gesteld worden aan informatiebeveiliging.
Wij evalueren de getroffen maatregelen periodiek en stellen die zo nodig bij. Verder hebben wij zowel intern als met externe partijen afspraken gemaakt over de vertrouwelijkheid en beveiliging van uw persoonsgegevens.
Verwerking buiten de Europese Unie
Slechts bij uitzondering kan het voorkomen dat uw persoonsgegevens worden verwerkt door een organisatie in een land buiten de Europese Unie. In dat geval worden te allen tijde passende, aanvullende maatregelen getroffen die voldoen aan de Europese maatstaven voor beveiliging van persoonsgegevens op grond van de AVG.
Uw rechten
Op grond van de wet hebt u rechten waarvan u gebruik kunt maken tegenover organisaties die uw persoonsgegevens verwerken:
- recht op inzage;
- recht op rectificatie;
- recht op vergetelheid (ofwel het recht om vergeten te worden);
- recht op beperking van de verwerking;
- recht op overdraagbaarheid (ook bekend als recht op dataportabiliteit);
- recht van bezwaar.
U kunt een beroep doen op deze rechten. Houdt u er wel rekening mee dat wij als pensioenfonds juridisch (wettelijk) gehouden zijn om de pensioenregeling voor u uit te voeren. Bepaalde persoonsgegevens hebben wij daarom altijd van u nodig. Wilt u van uw rechten gebruik maken, neem dan contact met ons op. Dien uw beroep op een van uw rechten altijd ook schriftelijk (waaronder ook valt: via e-mail) in. Wij zullen zo snel mogelijk reageren op uw beroep op een van de hiervoor genoemde rechten.
Wanneer kunt u gebruik maken van uw rechten
Wanneer u wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, dan kunt u een beroep doen op het recht van inzage.
Wanneer u van mening bent dat wij bepaalde persoonsgegevens van u niet correct hebben geadministreerd, of dat er persoonsgegevens moeten worden veranderd of aangevuld, kunt u een beroep doen op het recht van rectificatie.
Bezwaar maken
U kunt bezwaar maken over de verwerking van uw persoonsgegevens. Wilt u bezwaar maken, neem dan contact met ons op en dien uw bezwaar ook altijd schriftelijk (waaronder ook valt: via e-mail) in . U krijgt altijd zo spoedig mogelijk van ons bericht.
Klacht indienen
Als wij u naar uw mening niet goed helpen of als wij naar uw mening onterecht niet (volledig) voldoen aan uw verzoek tot inzage, rectificatie, vergetelheid, beperking van de verwerking of overdraagbaarheid, dan kunt hierover een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Mocht uw klacht niet naar tevredenheid worden opgelost, dan kunt u in beroep gaan bij de rechter.
Intrekken van verleende toestemming
Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming kunt u deze toestemming altijd weer intrekken. U doet dat op dezelfde manier als u de toestemming hebt verleend. Dan stoppen wij de gegevensverwerking zo snel mogelijk.
Bewaartermijn persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens verwerken wij met als doel om uw pensioen zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren en administreren. Zolang wij uw persoonsgegevens nodig hebben voor dit doel, bewaren wij uw persoonsgegevens. Daarnaast houden wij ons aan de wettelijke bewaartermijnen. Hebben wij uw persoonsgegevens niet meer nodig voor het doel waarvoor uw gegevens zijn verzameld en is er geen wettelijke bewaartermijn (meer) van toepassing, dan stoppen wij de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij verwijderen vervolgens de verzamelde persoonsgegevens.
Cookies
Deze website maakt gebruik van cookies. Er bestaan verschillende soorten cookies. Functionele cookies zijn noodzakelijke cookies om onze website van het pensioenfonds goed te laten werken. Deze cookies plaatsen wij altijd en hebben geen impact op uw privacy. Voor cookies die wel van invloed zijn op uw privacy, zoals analyserende cookies, vragen wij om uw toestemming zodra u onze website van het pensioenfonds bezoekt. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de cookieverklaring.
Contact
Heeft u vragen over deze privacyverklaring, wilt u een bezwaar indienen over de verwerking van uw persoonsgegevens of wilt u uw toestemming intrekken? Neem dan contact op met de Lumen Group. Molenaarspensioenfonds heeft de Lumen Group aangesteld als de functionaris voor de gegevensbescherming. Het telefoonnummer is 030 889 65 75.
Wijzigingen
Het pensioenfonds behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. Wij raden u aan de privacyverklaring regelmatig te lezen. De privacyverklaring dateert van 28 mei 2018.